Lo scopo della presente procedura è quello di fornire al segnalante indicazioni chiare, precise e sintetiche circa le modalità di effettuazione e trasmissione delle segnalazioni whistleblowing e annesse forme di tutela.

Il contenuto della presente procedura tiene in considerazione quanto previsto dal: D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019; dalle “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, approvate dall’ANAC con Delibera del 12 luglio 2023 e dagli orientamenti emersi dai primi position paper di settore.

Il D.Lgs. n. 24/2023 si applica a SO.G.I.N. S.p.A. (“SOGIN”) in ragione della propria qualificazione giuridica soggettiva di ente di diritto privato in controllo pubblico rientrante, pertanto, nella categoria di “soggetti del settore pubblico” prevista dal Decreto.

2 I SOGGETTI SEGNALANTI

Si considera segnalante la persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni relative a violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Sono, pertanto, legittimati a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo di SO.G.I.N. S.P.A. in qualità di:

dipendenti;

lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico
collaboratori (ovvero coloro che sono titolari di un rapporto di collaborazione che si concreta in una prestazione di opera continuativa, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato);
liberi professionisti e consulenti;
volontari e tirocinanti retribuiti e non retribuiti;
azionisti (persone fisiche);
persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto (ad esempio: componenti del CdA, dell’OdV/OIV).

La segnalazione può essere effettuata, anche:

quando il rapporto giuridico di lavoro non è ancora iniziato purché le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni siano state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Possono formare oggetto di segnalazione:

le Violazioni delle disposizioni di normative nazionali non riconducibili alle violazioni del diritto dell’U.E. nel cui ambito rientrano:

illeciti civili;
illeciti amministrativi;
illeciti contabili;
illeciti penali;
i reati presupposto previsti dal D.lgs. n. 231 2001 e le violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. n. 231/2001.

le Violazioni del Diritto dell’Unione Europea e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione: nel cui ambito rientrano:

illeciti commessi in violazione della normativa europea indicata nell’Allegato I, Parte I, lett. b) del D.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione – anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato Allegato. Gli illeciti riguardano i seguenti settori: contratti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’U.E. (articolo 325 – lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea - del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea);
atti od omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione Europea), comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti;
le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale diversi da quelli previsti dagli artt. 15 e 24 delle Direttive 24 e 25 del 2014, nonché dall’art. 13 della Direttiva del 2009/81 e che sono esclusi, anche, dall’ambito di applicazione del Codice Appalti di cui al D.lgs. n. 36/2023, che rinvia al D.lgs. n. 208/2011, nonché le disposizioni nazionali o dell’UE relative ai seguenti settori: informazioni classificate (ex art. 42, L. n. 124/2007); segreto professionale forense e medico; segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; norme di procedura penale; autonomia e indipendenza della magistratura; difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica (ex R.D. n. 773 del 18 giugno 1931) ed esercizio dei diritti dei lavoratori (ex art. 28 della L. n. 300 del 20 maggio 1970).

Si sottolinea, inoltre, che le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti c.d. “indici sintomatici” (a titolo esemplificativo “irregolarità” o “anomalie”) così come, anche, possono costituire oggetto di segnalazione quegli elementi che riguardano condotte volte a occultare le violazioni stesse. Si pensi, ad esempio, all’occultamento o alla distruzione di prove circa la commissione della violazione.

Al ricevimento della segnalazione sarà cura del Responsabile Anticorruzione e Trasparenza (“RPTC”) esaminarne l’ambito e valutarne la riconducibilità alle violazioni previste nel Decreto n. 24/2023.

Non costituiscono, invece, oggetto di segnalazione:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate (a titolo esemplificativo: le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore);
le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al Decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al decreto;
le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, previsti agli artt. 15 e 24 delle Direttive 24 e 25 del 2014, nonché all’art. 13 della Direttiva del 2009/81 e che sono esclusi, anche, dall’ambito di applicazione del Codice Appalti di cui al D.lgs. n. 36/2023 che rinvia al D.lgs. n. 208/2011;
le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

4. ELEMENTI E CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la conoscenza dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.

In particolare, devono risultare chiari i seguenti elementi:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

L’RPCT, in qualità di gestore delle segnalazioni, laddove ritenga che la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata, può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto.

4.1 LE SEGNALAZIONI ANONIME

Le segnalazioni anonime ricevute sulla piattaforma saranno prese in considerazione dal RPCT, solo se circostanziate, ma, in ogni caso, saranno considerate alla stregua di segnalazioni ordinarie, non trovando applicazione le tutele previste in materia di whistleblowing. Le stesse sono registrate e conservate dal RPCT rendendo così possibile rintracciarle nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima.

5. IL CANALE INTERNO DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Il canale interno permette di effettuare le segnalazioni secondo le seguenti modalità:

Piattaforma informatica;
Segnalazione cartacea a mezzo posta ordinaria;
Incontro diretto con RPCT.

Le eventuali segnalazioni ricevute sull’indirizzo pec del RPCT vengono considerate segnalazioni ordinarie, scevre dalle tutele proprie del whistleblowing. Pertanto, resta nella discrezionalità del segnalante decidere in piena autonomia se procedere ad effettuare la segnalazione avvalendosi della piattaforma whistleblowing predisposta dalla società o se ricorrere in via alternativa agli altri due canali interni di segnalazione.

5.1 PIATTAFORMA INFORMATICA

I soggetti legittimati possono inoltrare la segnalazione tramite la piattaforma informatica collocata in un sito esterno alla SOGIN, il cui accesso non viene tracciato, al seguente link:

https://sogin.segnalazioni.net /

La piattaforma prevede un percorso guidato per il segnalante, con la finalità di procedere fin dal principio a una scrematura delle segnalazioni non responsabili o non significative.

Il segnalante, prima dell’inserimento della segnalazione, dovrà prendere visione dell’informativa ex artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679, “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personale, nonché alla libera circolazione di tali dati”.

Al termine della segnalazione, al segnalante viene rilasciato un codice numerico (TOKEN) con il quale potrà, in seguito, accedere nuovamente alla propria segnalazione e monitorarne lo stato di avanzamento.

È cura del segnalante custodire il suddetto codice poiché lo stesso non sarà più reperibile dopo la chiusura della fase di inserimento della segnalazione.

L’RPCT, attraverso la piattaforma, può chiedere al segnalante, se del caso, ulteriori elementi di dettaglio o di supporto alla segnalazione stessa.

La piattaforma prevede, in via alternativa, anche la possibilità di effettuare segnalazioni in forma orale attraverso un sistema di messaggistica vocale. Il sistema provvede a distorcere l'audio in modo tale da rendere non riconoscibile la voce del segnalante.

Il RPCT ha la possibilità di trascrivere la segnalazione orale.

5.2 SEGNALAZIONE CARTACEA A MEZZO POSTA ORDINARIA

I soggetti legittimati possono inoltrare la segnalazione anche tramite posta ordinaria indirizzata all’attenzione del:

Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza

c/o SO.G.I.N. S.p.A. Via Marsala, 51/C 00185 Roma (RM)

È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “segnalazione riservata”. La segnalazione è, poi oggetto di protocollazione riservata da parte del RPCT mediante autonomo registro, della cui tenuta e conservazione è responsabile.

5.3 INCONTRO DIRETTO CON IL RPCT

I soggetti legittimati possono presentare la segnalazione mediante un incontro diretto con il RPCT che dovrà essere fissato entro un termine ragionevole.

Il RPCT ha la possibilità di trascrivere la segnalazione.

L’incontro può essere richiesto tramite mezzo telefonico al numero 06830401.

6. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

La gestione delle segnalazioni è affidata al RPCT che:

rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere, se necessario, integrazioni;
dà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
svolge l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti. Per lo svolgimento dell’istruttoria, il RPCT può avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori.

Ove necessario, può coinvolgere nell’istruttoria la sua struttura di supporto, può acquisire atti e documenti dalle altre strutture aziendali, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato;

fornisce un riscontro al segnalante entro tre mesi comunicando l’esito finale, che può consistere nella comunicazione di: archiviazione; avvio di un’inchiesta interna e delle eventuali risultanze; trasmissione alle autorità competenti della segnalazione, dei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata. Il riscontro potrà essere anche meramente interlocutorio mediante comunicazione dello stato di avanzamento dell’istruttoria

La segnalazione interna presentata a un soggetto diverso dal RPCT è trasmessa a quest’ultimo entro sette giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante (art.4 c. 6 del D. Lgs. n. 24/2023).

6.1 GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING EX D.LGS. n. 231/2001

In caso di ricevimento di segnalazioni aventi ad oggetto violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo e del Codice Etico o compimento di condotte rilevanti ai fini della responsabilità amministrativa dell’ente, ex D.Lgs. n. 231/2001, il RPCT – in qualità di mero destinatario delle stesse - coinvolge nel processo di gestione l’Organismo di Vigilanza, che viene individuato come il gestore effettivo.

Il RPCT, pertanto, svolge una funzione di filtro della segnalazione ricevuta ed invita l’Organismo di Vigilanza ad accedere sulla piattaforma informatica per il tramite, anche, della propria Segreteria Tecnica, nel rispetto degli obblighi di riservatezza ex D.Lgs. n. 24/2023.

Sarà cura dell’Organismo di Vigilanza dare seguito alle distinte fasi descritte nel punto 5), per il tramite, anche, della propria Segreteria Tecnica, dandone sempre informativa al RPCT.

7. IPOTESI DI CONFLITTO DI INTERESSI

Laddove il gestore della segnalazione (sia RPCT che ODV) riscontri di trovarsi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica segnalazione, dovrà comunicare al segnalante di procedere con una segnalazione esterna indirizzata ad ANAC.

8. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA PER LA TUTELA DEL SEGNALANTE, DIVIETO DI RITORSIONE E MISURE DI PROTEZIONE PER IL SEGNALANTE E GLI ALTRI SOGGETTI COINVOLTI (FACILITATORE, COLLEGHI DI LAVORO)

L’identità del segnalante non viene rivelata o divulgata, senza il suo consenso espresso, a persone diverse rispetto a quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione.

Le tutele accordate al segnalante sono estese anche alla seguente categoria di soggetti e persone giuridiche:

facilitatore: si intende la persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, fornendo consulenza o sostegno ed operante all’interno del medesimo contesto lavorativo (ad es. collega, sindacalista che non spende il nome della sigla sindacale di appartenenza);

persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante: legate da una rete di rapporti e relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano o hanno operato in passato nel medesimo ambiente di lavoro del segnalante e tra cui esiste, anche, un legame affettivo o di parentela entro il quarto grado con il segnalante;

colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il segnalante: coloro che al momento della segnalazione lavorano con il segnalante (sono esclusi gli ex colleghi).

È previsto il divieto di attività ritorsive (quali ad esempio licenziamento, retrocessione di grado, mancata promozione, mutamento di funzioni, cambio del luogo di lavoro) a carico del soggetto segnalante, e degli altri soggetti eventualmente coinvolti.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari aventi a oggetto comportamenti, atti o omissioni ritorsivi, è prevista un’inversione dell’onere probatorio, posto a carico del soggetto che li ha commessi.

È prevista la facoltà, per il segnalante, di inviare all’ANAC la comunicazione delle misure ritorsive che si ritiene siano state adottate nei suoi confronti e l’ANAC attiva le misure di protezione.

9. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Le segnalazioni e la relativa documentazione non sono utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. Sono, pertanto, conservate a cura del RPCT, per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

10. LA RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE

Salvo quanto previsto dall’articolo 20 D. Lgs. n. 10 marzo 2023, n. 24 recante specifiche ipotesi di limitazione di responsabilità, nei casi in cui è accertata, anche con sentenza non passata in giudicato, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o la sua responsabilità civile, non saranno garantite le tutele previste in caso di ritorsione. In tali casi, al segnalante sarà, invece, applicata una sanzione disciplinare.

11. CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNA E DIVULGAZIONE PUBBLICA

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) qualora:

il canale interno non sia attivo o non sia in grado di garantire la riservatezza del segnalante;
il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e quest’ultima non abbia avuto seguito;
il segnalante abbia fondati motivi di ritenere, sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni facilmente acquisibili, che la segnalazione interna non avrebbe un seguito o determinerebbe rischi di ritorsione;
il segnalante abbia fondati motivi di ritenere, sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni facilmente acquisibili, che la violazione possa costituire un pericolo imminente per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica sul sito istituzionale dell’ANAC, oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

L’ANAC garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia.

La stessa riservatezza viene garantita anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da quelli indicati nel primo periodo o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle segnalazioni, al quale viene in ogni caso trasmessa senza

Il D.lgs. n. 23/2024 introduce un’ulteriore modalità di segnalazione whistleblowing, consistente nella divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi comunque in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Il segnalante può ricorrere alla divulgazione pubblica qualora ricorrano le seguenti condizioni:

ad una segnalazione interna a cui l’azienda non abbia dato riscontro nei termini previsti abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli;
il segnalante ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli;
il segnalante ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.

Nel caso di divulgazione esterna, il D.lgs. 23/2024 prevede che restino ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione di giornalista con riferimento alla fonte della notizia.